E-Mails an Patient:innen
Alle automatischen E-Mails der WundBüro Online-Terminbuchung: wann sie verschickt werden, an wen, mit welchem Betreff und welchem Inhalt.
WundBüro informiert Patient:innen, die online gebucht haben, automatisch per E-Mail über jeden wichtigen Schritt ihrer Buchung. Sie müssen dafür nichts einrichten.
Grundsätze
- Nur Online-Buchungen: E-Mails gehen ausschließlich an die E-Mail-Adresse, die bei der Online-Anfrage angegeben wurde. Für Termine, die Sie intern anlegen, wird nie eine E-Mail verschickt – auch nicht, wenn der Patient eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat.
- Keine E-Mails an die Praxis: Neue Anfragen sehen Sie in WundBüro unter Termine → Offene Online-Anfragen.
- Absender und Antworten: Die E-Mails werden von WundBüro versendet. Als Antwortadresse ist die E-Mail-Adresse Ihres WundBüro-Kontos hinterlegt – antwortet die Patient:in, landet die Antwort direkt bei Ihnen.
- Praxisname: Im Betreff und in der Grußformel steht der unter Online-Buchung → Angezeigter Name hinterlegte Name.
- Sprache: Alle E-Mails sind als reiner Text auf Deutsch verfasst, mit einer englischen Übersetzung darunter.
- Statuslink: Jede E-Mail enthält den Link zur persönlichen Statusseite der Buchung.
Übersicht aller E-Mails
| E-Mail (Betreff) | Wird verschickt, wenn … | Anrede |
|---|---|---|
| Terminanfrage erhalten | die Patient:in eine Anfrage abgesendet hat (ohne E-Mail-Bestätigung) bzw. die E-Mail-Adresse bestätigt hat – siehe Hinweis unten | ohne Namen |
| Bitte bestätigen Sie Ihre Terminanfrage | die Patient:in eine Anfrage abgesendet hat und Anfragen müssen per E-Mail bestätigt werden aktiv ist | ohne Namen |
| Termin bestätigt | Sie die Anfrage bestätigen | mit Namen |
| Terminanfrage abgelehnt | Sie die Anfrage ablehnen | mit Namen |
| Termin abgesagt | Sie einen bestätigten Termin absagen oder einen zukünftigen Termin löschen | mit Namen |
| Termin verschoben | Sie die Uhrzeit eines Online-Termins ändern | mit Namen |
| Terminanfrage abgelaufen | Sie die Anfrage nicht rechtzeitig bearbeitet haben | ohne Namen |
| Erinnerung an Ihren Termin | ca. 24 Stunden vor einem bestätigten Termin | mit Namen |
Der Betreff lautet jeweils <Betreff>: <Angezeigter Name>, z. B. Termin bestätigt: Wundpraxis Muster.
Keine E-Mail wird verschickt, wenn Sie einen Termin als Erledigt oder Nicht erschienen markieren, und wenn eine unbestätigte Anfrage (E-Mail-Bestätigung ausstehend) verfällt.
Hinweis zur E-Mail-Bestätigung: Ist Anfragen müssen per E-Mail bestätigt werden aktiv, erhält die Patient:in nach dem Absenden nur die E-Mail Bitte bestätigen Sie Ihre Terminanfrage. Nach dem Klick auf den Link sieht sie die Bestätigung direkt auf der Statusseite; eine zusätzliche E-Mail Terminanfrage erhalten wird nicht verschickt.
Warum manche E-Mails ohne Namen sind
E-Mails, die automatisch verschickt werden, bevor jemand aus der Praxis die Anfrage gesehen hat (Terminanfrage erhalten, Bitte bestätigen Sie Ihre Terminanfrage, Terminanfrage abgelaufen), beginnen nur mit „Guten Tag,“. So kann niemand über die öffentliche Buchungsseite beliebige Texte in E-Mails mit Ihrem Praxisnamen einschleusen. Sobald Sie die Anfrage bearbeitet haben, werden Patient:innen mit Namen angesprochen.
Aufbau einer E-Mail
Alle E-Mails folgen demselben Aufbau:
Guten Tag Maria Muster,
Ihr Termin wurde von der Praxis bestätigt.
Praxis: Wundpraxis Muster
Leistung: Verbandwechsel
Termin: Dienstag, 06.10.2026, 09:00–09:30 Uhr
Den aktuellen Stand Ihrer Buchung sehen Sie jederzeit hier:
https://app.wundbüro.com/book/status/…
Mit freundlichen Grüßen
Wundpraxis Muster
--- English translation ---
Hello Maria Muster,
your appointment has been confirmed by the practice.
…
Die angezeigte Uhrzeit ist die reine Behandlungsdauer – eine eventuelle Nachbereitungszeit wird nicht angezeigt.
Inhalte der einzelnen E-Mails
Terminanfrage erhalten
vielen Dank für Ihre Terminanfrage. Die Praxis prüft Ihre Anfrage und bestätigt den Termin in Kürze. Bis dahin ist der Termin noch nicht verbindlich.
Bitte bestätigen Sie Ihre Terminanfrage
bitte bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse über den folgenden Link, damit Ihre Terminanfrage bei der Praxis eingeht. Ohne Bestätigung wird die Anfrage automatisch storniert.
Statt des Statuslinks steht hier „Anfrage bestätigen:“ mit dem Bestätigungslink. Er öffnet die Statusseite mit dem Button Terminanfrage bestätigen. Der Link ist 24 Stunden gültig.
Termin bestätigt
Ihr Termin wurde von der Praxis bestätigt.
Terminanfrage abgelehnt
leider kann die Praxis Ihre Terminanfrage nicht annehmen. Bitte buchen Sie einen anderen Termin oder kontaktieren Sie die Praxis direkt.
Termin abgesagt
Ihr Termin wurde abgesagt. Bitte buchen Sie bei Bedarf einen neuen Termin.
Termin verschoben
Ihr Termin wurde von der Praxis auf eine neue Uhrzeit verschoben.
Die E-Mail enthält bereits die neue Uhrzeit.
Terminanfrage abgelaufen
Ihre Terminanfrage wurde nicht rechtzeitig bestätigt und ist abgelaufen. Bitte buchen Sie einen neuen Termin.
Erinnerung an Ihren Termin
wir möchten Sie an Ihren bevorstehenden Termin erinnern.
Die Erinnerung wird nur für bestätigte Termine und pro Termin nur einmal verschickt. Wird ein Termin erst kurzfristig (weniger als 24 Stunden vorher) bestätigt, geht die Erinnerung beim nächsten Durchlauf (zweimal pro Stunde) raus.
Häufige Fragen
Die Patient:in hat keine E-Mail erhalten – was tun? Bitten Sie sie, den Spam-Ordner zu prüfen. Kontrollieren Sie im Termin unter Online-Anfrage von die angegebene E-Mail-Adresse auf Tippfehler. Um Tippfehler von vornherein zu vermeiden, aktivieren Sie Anfragen müssen per E-Mail bestätigt werden.
Kann ich die Texte der E-Mails anpassen? Nein, die Texte sind fest vorgegeben. Individuell sind der Angezeigte Name Ihrer Praxis und die Antwortadresse (E-Mail-Adresse Ihres Kontos).
Bekommt die Patient:in eine E-Mail, wenn ich eine Anfrage bearbeite, ohne den Status zu ändern (z. B. Patient zuordnen, Notiz)? Nein. E-Mails werden nur bei Statusänderungen, beim Verschieben und zur Erinnerung verschickt.