Termine & Online-Buchung
Überblick über die Terminplanung in WundBüro: Kalender, Ressourcen, Dienstleistungen, Verfügbarkeiten und die öffentliche Online-Terminbuchung für Patient:innen.
Mit der Terminplanung verwalten Sie Ihre Termine direkt in WundBüro. Über die Online-Buchung können Patient:innen zusätzlich selbst einen Termin anfragen – zum Beispiel über einen Link oder eine eingebettete Buchungsseite auf Ihrer Website. Sie behalten dabei immer die Kontrolle: Jede Online-Anfrage wird erst verbindlich, wenn Sie sie bestätigen.
Voraussetzungen
- Die Terminplanung ist nur in Abonnements enthalten, die diese Funktion umfassen. Ist sie in Ihrem Abo nicht enthalten, zeigt Einstellungen → Terminplanung den Hinweis „Die Terminvereinbarung ist in Ihrem aktuellen Abo nicht enthalten.“ und der Menüpunkt Termine wird nicht angezeigt.
- Bevor Termine gebucht werden können, müssen Ressourcen, Dienstleistungen und Verfügbarkeiten eingerichtet sein.
Begriffe
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Ressource | Alles, was ein Termin belegt: ein Raum, eine Pflegeperson, ein Gerät oder Sonstiges. |
| Dienstleistung | Eine buchbare Leistung (z. B. Verbandwechsel) mit Dauer, optionaler Nachbereitungszeit und den benötigten Ressourcen. |
| Verfügbarkeit | Wöchentliche Zeitfenster je Ressource sowie Ausnahmen (Urlaub, Feiertage, zusätzliche Öffnungszeiten). |
| Online-Buchung | Öffentliche Buchungsseite, über die Patient:innen einen freien Termin anfragen. |
| Online-Anfrage | Ein über die Buchungsseite angefragter Termin. Er ist unverbindlich, bis die Praxis ihn bestätigt. |
Einrichtung in vier Schritten
- Ressourcen anlegen – Räume, Pflegepersonen und Geräte, die Termine belegen.
- Dienstleistungen anlegen – Dauer festlegen und angeben, welche Ressourcen benötigt werden.
- Verfügbarkeit festlegen – Wochenplan je Ressource und Ausnahmen eintragen.
- Online-Buchung aktivieren (optional) – Buchungsseite einrichten und den Link auf Ihrer Website einbinden.
Ablauf einer Online-Buchung im Überblick
- Die Patientin öffnet die Buchungsseite, wählt Leistung und Uhrzeit und sendet die Anfrage ab.
- (Optional) Die Patientin bestätigt ihre E-Mail-Adresse über einen Link.
- Die Anfrage erscheint in WundBüro unter Termine → Offene Online-Anfragen.
- Sie bestätigen oder lehnen die Anfrage ab – die Patientin erhält automatisch eine E-Mail.
- Rund 24 Stunden vor dem Termin erhält die Patientin eine Erinnerung.
Terminstatus
Jeder Termin hat einen Status. Im Kalender und auf der Statusseite für Patient:innen wird er so angezeigt:
| Status | Bedeutung | Belegt den Zeitraum? |
|---|---|---|
| Unbestätigt | Online-Anfrage, deren E-Mail-Adresse noch nicht bestätigt wurde. In der Praxis noch nicht sichtbar. | Nein |
| Angefragt | Online-Anfrage wartet auf Ihre Entscheidung. | Nein |
| Bestätigt | Verbindlicher Termin. Intern angelegte Termine sind sofort bestätigt. | Ja |
| Erledigt | Der Termin hat stattgefunden. | Ja |
| Nicht erschienen | Die Patientin ist nicht erschienen. | Ja |
| Abgesagt | Der Termin wurde abgesagt. | Nein |
| Abgelehnt | Die Online-Anfrage wurde von der Praxis abgelehnt. | Nein |
| Abgelaufen | Die Anfrage wurde nicht rechtzeitig bestätigt. | Nein |
Online-Anfragen reservieren keinen Termin. Erst beim Bestätigen wird geprüft, ob der Zeitraum noch frei ist. So können unbeantwortete Anfragen Ihren Kalender nicht blockieren.