Wundmanagement-Software auswählen: Checkliste für Pflegedienste und Wundmanager:innen

Die Auswahl einer Software für Wunddokumentation und Wundmanagement ist eine langfristige Entscheidung: Patientendaten, Wundverläufe und Abrechnungsdaten sollen über Jahre hinweg verfügbar und vergleichbar bleiben. Weil sich Funktionsumfang und Preise von Anbietern jederzeit ändern können, verzichten wir hier bewusst auf einen Vergleich konkreter Produkte. Stattdessen finden Sie eine neutrale Checkliste mit den Kriterien, die bei der Entscheidung wirklich zählen.

1. Foto-Wundvermessung

Prüfen Sie, ob die Software Wundflächen aus einem Foto berechnet oder ob Sie weiterhin manuell mit Lineal und Kalkulation arbeiten müssen. Eine automatische Flächenmessung per Foto und Referenzmaßstab macht den Verlauf objektiv nachvollziehbar. WundBüro bietet dafür sowohl eine manuelle Messung über einen Referenz-QR-Code als auch eine automatische, KI-gestützte Flächenmessung per Foto und einem Klick auf die Wunde. Details dazu in der Dokumentation zur Flächenmessung. Wie Wundfotos generell rechtssicher entstehen, beschreibt unser Leitfaden zur Wundfotografie.

2. Verlaufsdokumentation

Einzelne Statuseinträge reichen nicht — entscheidend ist, ob die Software den Heilungsverlauf über Wochen und Monate als Kurve und im Bildvergleich darstellt, damit eine Stagnation früh auffällt.

3. KI-Unterstützung

KI kann die Dokumentation beschleunigen, etwa bei der Einschätzung des Wundstatus aus einem Foto. Wichtig ist, dass die KI-Ergebnisse als Entscheidungsunterstützung gekennzeichnet sind und von Fachpersonal bestätigt werden müssen, bevor sie gespeichert werden — die klinische Einschätzung bleibt bei der behandelnden Fachkraft. So handhabt es etwa die KI-gestützte Wundanalyse in WundBüro.

4. Abrechnung, Rechnungen und Tickets

Läuft die Abrechnung in einem separaten System, entsteht doppelte Arbeit. Software, die Leistungen direkt als Ticket erfasst und daraus automatisch eine Rechnung samt QR-Zahlungscode generiert, spart diesen Medienbruch. Siehe dazu die Abrechnungsdokumentation.

5. Materialverwaltung

Wundauflagen, Verbandsmaterial und Kompressionsmaterial sollten zentral katalogisiert und direkt im Dokumentations- sowie Abrechnungsworkflow verwendbar sein, statt in einer separaten Liste geführt zu werden. Siehe Materialien verwalten.

6. Datenexport — kein Lock-in

Fragen Sie konkret: Lassen sich alle Patientendaten jederzeit vollständig exportieren, etwa als PDF-Bericht für Ärztin, Kostenträger oder MDK? Das schützt vor einem Lock-in beim Anbieter. In WundBüro ist der Export vollständiger Wundberichte jederzeit möglich, auch nach einer Kündigung bleiben die Daten im Konto erhalten.

7. Offline vs. Online

Zwei Modelle sind verbreitet: Offline-fähige Apps erlauben Dokumentation ohne Netzabdeckung, etwa beim Hausbesuch, speichern Patientendaten dafür aber zumindest zeitweise lokal auf dem Gerät. Durchgehend online arbeitende Software benötigt eine Internetverbindung, kann dafür aber bewusst auf lokale Speicherung von Patientendaten auf dem Mobilgerät verzichten. WundBüro setzt auf das zweite Modell: Eine Internetverbindung ist zur Synchronisation erforderlich, es werden keinerlei Patientendaten lokal auf dem Gerät gespeichert. Welches Modell zu Ihrem Arbeitsalltag passt, hängt von Ihrer Netzabdeckung und Ihren Datenschutzanforderungen ab.

8. Plattformen: App und Web

Prüfen Sie, ob die Software als native App für unterwegs und als Web-Anwendung für den Praxis-PC verfügbar ist. WundBüro bietet beides: mobile Apps für iOS und Android sowie eine Web-App im Browser unter app.wundbüro.com.

9. Hosting, DSGVO und AVV

Gesundheitsdaten sind besonders sensible Daten nach Art. 9 DSGVO. Klären Sie, wo die Daten verarbeitet werden, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) angeboten wird und wie das Auskunftsrecht umgesetzt ist. WundBüro verarbeitet Daten ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU und stellt einen AVV bereit.

10. Mandantentrennung

Bei mehreren Nutzer:innen oder Standorten sollte jede Person einen eigenen Account erhalten und die Daten sauber getrennt sowie revisionssicher signiert gespeichert werden — wichtig für Nachvollziehbarkeit und Datenschutz.

11. Preismodell

Neben dem nackten Monatspreis lohnt sich der Blick auf:

• Einrichtungsgebühren — fallen sie an oder nicht?
• Abrechnung pro Patient:in oder pro Nutzer:in — welches Modell passt zur Praxisgröße?
• Kündigungsfristen — monatlich kündbar oder Mindestlaufzeit?
• Kostenlose Testversion — lässt sich die Software ohne Kreditkarte ausprobieren?

WundBüro ist monatlich kündbar, ohne Einrichtungsgebühr, und in der kostenlosen Version mit 1 Patient:in ohne Kreditkarte nutzbar. Die aktuellen Pläne finden Sie auf der Preisübersicht.

12. Support und Onboarding

Gerade zu Beginn hilft eine erreichbare Ansprechperson. Prüfen Sie, ob E-Mail- oder Telefon-Support enthalten ist und ob eine Migration bestehender Patientendaten aus einem Vorsystem angeboten wird.

Österreich-Spezifika: Direktverrechnung mit öffentlichen Trägern

Für mobile Pflegedienste in Österreich kann eine weitere Anforderung entscheidend sein: die direkte Abrechnung mit einem öffentlichen Träger statt mit den Klient:innen selbst. WundBüro bietet dafür aktuell die Direktverrechnung mit dem Land Tirol an — mit automatischer Bewertung nach Leistungscode und Normkostensatz sowie Monatsabschluss. Die Funktion befindet sich in der Beta-Phase; die Übermittlung an das Land wird derzeit noch manuell nachgeführt.

Fazit

Es gibt nicht die eine richtige Wundmanagement-Software — aber es gibt objektive Kriterien, mit denen sich Angebote unabhängig vom Marketing vergleichen lassen. Prüfen Sie Vermessung, Abrechnung, Datenexport, Hosting und Preismodell anhand dieser Checkliste, bevor Sie sich festlegen.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die jeweils geltenden Gesetze und die Vorgaben Ihrer Einrichtung.