Wundmanagement-Software wechseln: Datenmigration Schritt für Schritt

Der Wechsel der Wunddokumentations-Software ist für viele Pflegedienste eine der größten organisatorischen Hürden — nicht wegen der neuen Software selbst, sondern wegen der Sorge um bestehende Patientendaten und Wundverläufe. Mit der richtigen Reihenfolge lässt sich das Risiko deutlich reduzieren.

Schritt 1: Bestandsaufnahme im Altsystem

Bevor Sie kündigen oder migrieren, verschaffen Sie sich einen vollständigen Überblick:

• Wie viele aktive Patientenakten sind betroffen?
• Welche Datenkategorien müssen übernommen werden (Stammdaten, Wundverläufe, Fotos, Dokumente, Abrechnungsdaten)?
• In welchem Format lässt sich aus dem Altsystem exportieren (CSV, PDF, strukturierte API-Schnittstelle, oder nur manueller Ausdruck)?
• Gibt es Aufbewahrungspflichten, die eine Archivierung der Altdaten unabhängig von der neuen Software erfordern (z. B. mindestens zehn Jahre bei freiberuflicher Berufsausübung nach § 5 Abs. 4 GuKG)?

Schritt 2: Vollständigen Export anfordern — bevor Sie kündigen

Fordern Sie beim bisherigen Anbieter einen vollständigen Datenexport an, idealerweise inklusive aller Wundbilder, Statuseinträge und Abrechnungsdaten. Prüfen Sie dabei:

• Ist der Export in einem weiterverarbeitbaren Format (nicht nur als gescanntes PDF)?
• Sind alle Patientenakten enthalten, auch archivierte bzw. inaktive?
• Wie lange bleiben die Daten beim Altanbieter nach Vertragsende noch abrufbar, falls beim ersten Export etwas fehlt?

Kündigen Sie das Altsystem erst, wenn der Export gesichert und geprüft ist. Ein verfrühter Wechsel ohne gesicherten Datenzugriff gehört zu den häufigsten vermeidbaren Fehlern beim Softwarewechsel.

Schritt 3: Migration mit dem neuen Anbieter abstimmen

Klären Sie vor dem eigentlichen Umzug direkt mit dem neuen Anbieter:

• Werden Patientenstammdaten und offene Verläufe aktiv übernommen, oder müssen Sie diese selbst neu anlegen?
• Wie werden importierte Datensätze gekennzeichnet, damit im laufenden Betrieb nachvollziehbar bleibt, was migriert und was neu erfasst wurde?
• Gibt es eine Möglichkeit, importierte Ärzte, Medikamente, Diagnosen oder Notizen auszublenden, falls die alte Datenqualität lückenhaft war?

Schritt 4: Parallelbetrieb und Stichprobenprüfung

Planen Sie einen kurzen Übergangszeitraum ein, in dem alte und neue Dokumentation nebeneinander bestehen (z. B. bis alle offenen Wundverläufe im neuen System bestätigt sind):

• Prüfen Sie stichprobenartig einzelne migrierte Patientenakten gegen das Altsystem: Stimmen Stammdaten, letzter Wundstatus und Maße überein?
• Informieren Sie das gesamte Team über den Stichtag, ab dem ausschließlich im neuen System dokumentiert wird, um Doppelerfassung oder Lücken zu vermeiden.
• Klären Sie Zugriffsrechte im neuen System, bevor der produktive Betrieb startet (z. B. Pflegepersonen anlegen, Standard-Pflegeperson festlegen).

Schritt 5: Altdaten archivieren

Auch nach erfolgreicher Migration müssen Sie die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für die Altdaten weiter erfüllen — unabhängig davon, ob das alte Vertragsverhältnis beendet ist. Sichern Sie den finalen Export daher zusätzlich in einem eigenen, DSGVO-konformen Archiv (verschlüsselt, zugriffsbeschränkt), falls der Zugriff beim Altanbieter zeitlich begrenzt ist.

Wie WundBüro beim Wechsel unterstützt

WundBüro übernimmt Patientenstammdaten und offene Verläufe auf Anfrage in Ihr neues Dashboard. Importierte Datensätze (Ärzte, Medikamente, Diagnosen, Importnotizen) bleiben dabei gekennzeichnet und lassen sich in den Einstellungen gezielt ein- oder ausblenden, bis Sie die Datenqualität geprüft haben. Details dazu finden Sie in der Dokumentation zu importierten Daten. Kontaktieren Sie den Support frühzeitig, bevor Sie Ihr Altsystem kündigen.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information. Klären Sie die konkreten Exportmöglichkeiten und Fristen stets direkt mit Ihrem bisherigen und neuen Softwareanbieter.